Fortbildung oder Urlaub? So setzt du internationale Kongresse von der Steuer ab

Wichtiger Hinweis: Alle Inhalte dienen nur der Information und stellen keine Anlage-, Rechts- oder Steuerberatung dar. Keine Haftung für die Richtigkeit. Investieren ist mit Risiken behaftet.

Darum geht's

Hand aufs Herz: Wenn du an „Fortbildung“ denkst, hast du dann den grauen Seminarraum im Kreiskrankenhaus vor Augen – oder doch eher den großen Radiologenkongress in Chicago, die Dentalmesse in Dubai oder das Symposium in Lissabon?

Für viele Ärztinnen und Ärzte gehört der Besuch internationaler Kongresse zum beruflichen Selbstverständnis. Man vernetzt sich, lernt neue OP-Methoden und sammelt CME-Punkte. Doch sobald die Reise an einen Ort geht, wo andere Urlaub machen, schrillen beim Finanzamt die Alarmglocken. Die Unterstellung: „Das ist doch reines Privatvergnügen.“

Die Folge: Der Steuerprüfer streicht den Rotstift und deine teure Reise bleibt dein Privatvergnügen.

Doch das muss nicht sein. Mit einer sauberen Dokumentation kannst du auch Reisen an attraktive Orte steuerlich geltend machen. In diesem Artikel zeigen wir dir, wie du die Werbungskosten für deine nächste Fortbildung so aufbereitest, dass das Finanzamt sie akzeptiert.

Die Rechtslage: Von „Alles oder Nichts“ zur fairen Aufteilung

Lange Zeit galt im deutschen Steuerrecht das Prinzip der „Alles-oder-Nichts-Theorie“. Wenn du früher nach San Francisco geflogen bist und dort 4 Tage auf dem Kongress warst, aber 2 Tage privat drangehängt hast, sagte das Finanzamt oft: „Die Reise war auch privat motiviert, also streichen wir alles.“

Diese Zeiten sind glücklicherweise vorbei.

Der Große Senat des Bundesfinanzhofs (BFH) hat mit einem wegweisenden Urteil (GrS 1/06) die Tür für uns aufgestoßen. Der Leitsatz: Gemischte Aufwendungen sind aufteilbar.

Das bedeutet für dich als Ärztin oder Arzt im Jahr 2026: Wenn du eine Reise unternimmst, die sowohl beruflich (Kongress) als auch privat (Urlaub) veranlasst ist, kannst du zumindest einen Teil der Kosten absetzen – vorausgesetzt, der berufliche Teil ist nicht von untergeordneter Bedeutung und lässt sich klar abgrenzen.

Aber Vorsicht: Die Beweislast liegt bei dir. Du musst dem Finanzamt beweisen, dass du dort wirklich gearbeitet hast.

Wann ist ein Kongress wirklich ein Kongress?

Bevor wir über Flüge und Hotels sprechen, müssen wir klären, ob deine Veranstaltung überhaupt als berufliche Fortbildung anerkannt wird. Das Finanzamt prüft hier sehr genau, ob es sich um eine Fachtagung oder eine „Tourismus-Veranstaltung im Mäntelchen einer Fortbildung“ handelt.

Damit deine Reise als Betriebsausgabe (für Niedergelassene) oder Werbungskosten (für Angestellte) durchgeht, müssen folgende Kriterien erfüllt sein:

Homogener Teilnehmerkreis

Es müssen fast ausschließlich Fachkollegen vor Ort sein. Wenn auf dem Kongress auch fachfremde Personen (z.B. interessierte Laien) zugelassen sind, wird es kritisch. Für dich als Arzt ist das meist kein Problem: Auf dem Kardiologenkongress sind Kardiologinnen und Kardiologen. Punkt.

Fachlicher Bezug

Der Inhalt muss konkret deiner Berufsausübung dienen.

• Beispiel: Ein Augenarzt auf einem Kongress für plastische Lidchirurgie? Absetzbar.

• Gegenbeispiel: Ein Radiologe auf einem Seminar für „Ganzheitliches Praxis-Feng-Shui“ auf Bali? Gefährlich. Hier wird das Finanzamt private Wellness-Motive unterstellen.

Straffer Zeitplan (8-Stunden-Regel)

Das ist der wichtigste Punkt. Der Kongress muss so organisiert sein, dass er einem vollen Arbeitstag entspricht. Ein Vortrag von 10:00 bis 11:30 Uhr und danach „Gelegenheit zum freien Austausch am Strand“ reicht nicht. Als Faustformel gilt: Mindestens 6 bis 8 Stunden Programm pro Tag.

Achtung bei Rahmenprogrammen: Das Gala-Dinner oder der Ausflug zu den Pyramiden gehört nicht zur Fortbildung. Diese Kosten sind immer privat.

Kosten richtig aufteilen

Du hast einen passenden Fachkongress in New York gefunden? Perfekt. Jetzt geht es an die Kostenerstattung. Wir teilen deine Ausgaben in vier Kategorien ein.

Kategorie A: Zu 100 % absetzbar (Die „No-Brainer“)

Diese Kosten sind direkt dem beruflichen Zweck zugeordnet. Egal, ob du noch 5 Tage Urlaub dranhängst oder nicht – diese Posten gehören voll in die Steuererklärung:

• Kongressgebühren / Eintrittskarten

• Teilnahmegebühren für Workshops

• Kosten für Skripte und Fachliteratur vor Ort

Kategorie B: An- und Abreise (Der größte Hebel)

Hier greift das BFH-Urteil. Die Kosten für Flug, Zug oder Mietwagen (für die Anreise) werden nach Zeitanteilen aufgeteilt.

Die Formel: (Berufliche Tage / Gesamtdauer der Reise) x Fahrtkosten = Absetzbarer Teil

Ein Rechenbeispiel: Dr. Müller fliegt für einen Kongress nach New York.

• Gesamtdauer: 8 Tage (inkl. An- und Abreise).

• Kongress: 4 volle Tage Programm.

• Privat: 2 volle Tage Sightseeing.

• Reisetage: 2 Tage (werden meist neutral oder proportional zugerechnet).

In diesem Fall sind 4 von 6 Aufenthaltstagen beruflich. Das entspricht einer Quote von 66,6 %.

Hat der Flug 1.200 € gekostet, darf Dr. Müller 800 € als Werbungskosten ansetzen. Die restlichen 400 € sind sein Privatvergnügen.

Wichtig: Das funktioniert nur, wenn das Verhältnis nicht kippt. Wenn du 2 Tage Kongress machst und 14 Tage Urlaub dranhängst, kann das Finanzamt argumentieren, dass der Beruf nur ein „Vorwand“ war (untergeordnete Bedeutung). Halte die Waage!

Kategorie C: Übernachtungskosten

Beim Hotel ist das Finanzamt strenger als beim Flug. Hier gilt meistens keine Quote, sondern eine taggenaue Zuordnung.

• Übernachtungen während des Kongresses: Absetzbar.

• Übernachtungen während der privaten Verlängerung: Privatvergnügen.

Profitipp: Wenn du ein Pauschalangebot buchst (Flug + Hotel in einem Preis), lass dir vom Reisebüro die Kosten für das Hotel separat ausweisen. Sonst musst du schätzen, was das Finanzamt oft zu deinem Nachteil auslegt.

Kategorie D: Verpflegungsmehraufwand (VMA)

Auch im Ausland steht dir die „Pauschale für Verpflegungsmehraufwand“ zu. Diese Sätze werden vom Bundesfinanzministerium (BMF) jährlich angepasst.

Für New York City liegen die Sätze oft bei über 60 € pro Tag.

• Du darfst die Pauschale für alle beruflichen Tage sowie für die An- und Abreisetage ansetzen.

• Für die reinen Urlaubstage gibt es nichts.

• Achtung: War im Kongresspreis ein Mittagessen enthalten? Dann musst du die Pauschale kürzen (meist um 40 %). Gab es im Hotel Frühstück? Kürzung um 20 %.

Sonderfall Begleitperson (Ehepartner & Familie)

„Kann ich meine Frau mitnehmen und absetzen?“ Die kurze Antwort: Du kannst sie mitnehmen, aber absetzen kannst du fast nichts.

Das Finanzamt unterstellt bei Ehepartnern fast immer eine private Mitveranlassung. Kosten für den Partner sind nur dann absetzbar, wenn:

• Der Partner ebenfalls Arzt/Ärztin ist UND

• Der Kongressinhalt für seine/ihre Fachrichtung relevant ist UND

• Er/Sie auch tatsächlich teilnimmt (Teilnahmebescheinigung!).

Ist dein Partner "nur" zur Begleitung dabei, musst du die Kosten sauber trennen:

• Flug: Du zahlst deinen, Partner zahlt seinen.

• Hotel: Hier lauert die Falle. Du darfst nur den Preis ansetzen, den ein Einzelzimmer gekostet hätte. Lass dir vom Hotel eine Bestätigung geben, was das Zimmer zur Einzelnutzung gekostet hätte, und setze diesen Betrag an. Die Differenz zum Doppelzimmer ist privat.

Dokumentation für das Finanzamt

Recht haben und Recht bekommen sind zwei Paar Schuhe. Damit das Finanzamt deine Aufteilung akzeptiert, musst du deine Glaubhaftmachung lückenlos führen. Ein Steuerprüfer war nicht in New York dabei – er sieht nur das Papier.

Erstelle für jede Reise eine Mappe mit folgenden Dokumenten:

1. Detailliertes Kongressprogramm: Nicht wegwerfen! Markiere die Vorträge, die du besucht hast.

2. Teilnahmebescheinigung: Dein Name muss draufstehen (CME-Zertifikat).

3. Mitschriften & Notizen: Das ist dein Ass im Ärmel. Wenn das Finanzamt zweifelt („Waren Sie wirklich im Vortrag oder shoppen?“), legst du deine handschriftlichen Notizen zu den Vorträgen vor. Das entkräftet fast jeden Zweifel.

4. Namensschild & Eintrittskarten: Klebe sie auf ein Blatt Papier.

5. Reisekostenabrechnung: Eine Excel-Tabelle, die Anreise, Abreise, berufliche Tage und private Tage sauber auflistet (siehe Rechenbeispiel oben).

Fallstudie: Dr. Schick vs. Dr. Fuchs

Lass uns das an einem Beispiel festmachen, warum sich der Aufwand lohnt.

Dr. Schick fliegt nach Kapstadt zum Kongress. Er bucht alles über seine private Kreditkarte, wirft das Programmheft weg und reicht am Ende des Jahres einfach alle Belege beim Steuerberater ein mit dem Vermerk „Fortbildung“.

• Reaktion Finanzamt: Sieht nach Urlaub aus. Fordert Nachweise. Dr. Schick findet nichts mehr.

• Ergebnis: 0 € anerkannt. Nachzahlung droht.

Dr. Fuchs fliegt ebenfalls zu einem Kongress nach Kapstadt. Sie hängt 3 Tage Safari dran. Sie führt in Excel eine Tabelle: 4 Tage Kongress, 3 Tage privat. Sie reicht nur 4/7 der Flugkosten ein und nur 4 Hotelnächte. Dazu legt sie das Programmheft und ihre Notizen.

• Reaktion Finanzamt: Die Aufteilung ist plausibel und entspricht dem BFH-Urteil.

• Ergebnis: Er bekommt ca. 2.500 € an Kosten anerkannt. Bei ihrem Spitzensteuersatz (42% + Soli) bekommt er über 1.100 € Cash vom Staat zurück.

Fazit: Die halbe Stunde Dokumentation hat Dr. Fuchs einen Stundenlohn von über 2.000 € eingebracht.

Dein Rezept für mehr Netto vom Brutto

Internationale Kongresse sind wichtig für deine Karriere und deinen Horizont. Dass du sie mit einem Urlaub verbindest, ist nicht nur legitim, sondern smart – solange du die Spielregeln kennst.

Das Finanzamt beteiligt sich gerne an deiner Fortbildung, aber du musst die ein paar Complianceregeln einhalten:

• Wähle fachspezifische Kongresse.

• Trenne berufliche und private Tage sauber.

• Dokumentiere deine Anwesenheit (Notizen!).

Ein letzter strategischer Rat:

Geld vom Finanzamt zurückzuholen ist der erste Schritt. Der zweite Schritt ist, dieses Geld nicht zu verkonsumieren, sondern so anzulegen, dass es dir langfristig Freiheit finanziert. Viele Ärzte lassen die Steuererstattung auf dem Girokonto versauern oder stecken es in teure Rentenversicherungen, die ihnen Bankberater im Krankenhausflur verkaufen.

Wie du solche Fehler vermeidest, lernst du in unserer Community, dem Finanzskalpell® Circle. Sorge dafür, dass dein nächster Kongress in New York nicht nur eine schöne Erinnerung bleibt, sondern ein Baustein für deinen Vermögensaufbau wird.